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文书档案自查报告(共五则范文)

自查报告 2020-04-14 21:10:32 趣文库

第一篇:文书档案自查报告

文书档案自查报告精选范文1

根据金泰集团公司《关于加强市属国有企业档案工作意见的通知》精神,为了进一步提高公司档案管理工作水平,分公司对档案工作进行了一次全面自查,现将自查情况汇报如下:

一、统一思想,提高档案管理工作认识

5月14日,分公司经理办公室协同各单位档案工作管理部门,召开了档案工作自查工作会议,认真学习了集团公司的文件精神,统一了思想,提高了认识。大家认识到这次自查是落实集团公司20xx年《关于加强档案管理工作》文件精神的重要举措,有利于及时发现和纠正自身工作中的问题和不足,总结经验改进提高。大家表示要以严谨、规范作为自查的标尺,结合自身工作实际,发现问题、解决问题,有效凸显自查工作效果。

二、抓住重点,确保自查工作落到实处

在自查工作中,分公司档案管理部门结合工作实际,对照集团公司《关于加强市属国有企业档案工作意见的通知》要求和规定,围绕档案管理工作重点,逐项对工作中可能出现的问题进行了深入自查,没有发现文件上所列举的各项问题。

在基建档案管理工作上,分公司严格按照工程档案的管理要求,认真做好档案的收集、整理、备案、归档等各项工作。为工程项目的正常推进和备查做好了准备。在建中的奥之旅工程是分

公司重点工程项目,由于工期长、过程复杂,分公司领导高度重视,要求工程边施工、档案边整理,确保工程档案与工程进度同步收集、同步完善。

在会计档案管理工作上,分公司实行财务部门与档案部门综合管理,由财务部门负责整理归档,办公室负责接收、保管、查阅登记。同时,严格按照档案保管期限规定,对现存会计档案及时进行清册处理。20xx年分公司按照规定,对部分财务档案进行了销毁,认真做好了销毁准备、备案、登记等工作。

在文书档案管理工作上,分公司每年年中完成上一年度的文书档案整理。目前,已经基本完成了20xx年度的文书档案归档工作。分公司在收发、登记、传阅、保存、归档、清退和文件的销毁工作上,严格按照国家有关规定和分公司制定的《关于文件传阅、审批和办理的几项规定》进行处理。做到收发文件有专人;文件传阅要登记;人员调动需移交;文件清退应及时;销毁文件必审批。坚持按原则办理、照章行事,保证文书档案管理的科学性、规范性、安全性和保密性。

三、改进不足,确保档案管理水平有效提高

一方面,档案管理的培训力度需要不断加大。分公司近年来新上岗的档案管理人员较多,在档案管理工作上经验不足,业务技能偏低。因此,需要加大培训力度,提高档案管理人员的工作水平,保证分公司档案管理工作的顺利开展。另一方面,在文件收发上还存在责任不够明确的问题,需要进一步明确职责,确定

固定的机要人员负责文件的签收工作,保证此项工作的有序实施。

在今后的工作中,分公司还将通过规范管理、明确责任、完善制度,提高分公司的档案管理水平,更好地发挥档案管理为企业发展提供服务的作用。

二〇一二年五月二十一日

文书档案自查报告精选范文2

国家税务总局办公厅:

按照《国家税务总局办公厅关于开展公文档案管理检查督导工作的通知》(国税办发?20xx?56号)要求, 我局对20xx年至20xx年市局制发的文件、处室便函和其他文件以及机关文书档案管理情况进行了全面清理自查。现将有关情况报告如下:

一、 公文处理方面

(一)加强制度建设

健全修订了《公文办理登记制度》、《电子公文归档暂行办法》、《公文抽查和通报制度》、《公文退文制度》等一系列规章制度,对公文处理、文档管理、监督检查进行了明确的规定。同时,制作了《政务工作流程汇编》,进一步优化收文、发文、公文考核的流程,使公文处理更加规范。

(二)规范公文管理

一是规范办文登记制度。加强对公文办理情况的追踪管理,并定期对各处室公文处理情况进行清理,保证公文按时保质办理完毕。二是严格遵守办文程序。规定 各处室在公文的起草、校核、送审、报签等过程中,必须严格按照规定的程序和要求办理,凡所草拟的公文文稿,除特殊情况外,必须经过处室负责人严格审核把关后再送办公室复审,未经处室负责人审核签字的文稿不得

送办公室审核,未经办公室复审的公文文稿,一律不得直接送局领导审签。三是明确公文的签发流程。凡以我局名义上报市委、市政府和国家税务总局的文件,原则上由主要负责人签发,主要负责人不在时,可以由主持工作的局领导签发。以我局名义制发的下行文或平行文,原则上实行“谁分管,谁负责”,按照我局领导的分工签发。属重大事项或综合性、全局性问题的,由牵头办理处室的分管局领导在签发前向主要负责人通报情况。对经局党组会、局长办公室、局务会讨论决定通过的事项和例行批准手续的文件,按照局领导分工范围签发。如遇局领导出差、出访或其他原因不能批阅公文时,通过承办处室主动联系,采取由受委托的局领导代行审批、电传审批或等待领导出差回来再审批等办法签发。

(三)从严审核把关

一是把好格式校核关。通过严格校核,准确恰当的选择文种,使用规范的文件格式,严防漏项、错项的发生。二是把好内容校核关。在公文审核时,严格遵循党的路线、方针、政策及国家法律法规,审核文字表述是否准确,逻辑是否严密,是否具有可操作性,引文是否无误,是否履行了会签手续等,尽量减少文稿差错。三是把好文字校核关。在保持公文原意的前提下,进行文字核对与处理,使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练,提高文件的时效性和操作性。四是把好公文考核关。通过按月抽查系统公文,按季通报公文差错情况,严格监督检查,有效

促进了全系统公文质量的进一步好转。五是把好处便函使用关。对涉及具体纳税人的税收政策执行、减免税等事项的办理不得使用处室便函。我局处室组织召开的需要区县局参加的会议通知一律使用渝地税办发或渝地税办函的发文字号行文。

(四)提高运转效率

一是提高办文效率。对各类批转的交办事项及时处理,对需要周知的各类文件及时传递。对上级要求报送的各类材料,严格按时上报,确因特殊情况无法按时上报的,要求必须提前说明原因。二是减少发文数量。行文严格遵循确有必要、注重效用的原则,无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文不发。会上已印发的我局领导讲话,会后通过网络公布,不再发文。能通过网络、电话、传真等方式明确的事项,不发纸质公文。三是加快公文运转。我局对公文的传递提出了必须在1个工作日传递到下一环节的时限要求。

(五)强化公文培训

认真组织干部深入学习《国家行政机关公文处理办法》、《全国税务公文处理实施办法》及我局制定的有关规章制度,提高干部的公文写作水平。定期组织对系统干部职工开展公文培训,通过普及公文处理知识,加大公文培训力度,不断提高全系统公文处理的质量和效率,使公文处理工作更好地为税收各项工作服务。

近年来,我局始终坚持“规范、及时、高效”的办文原则,规范公文处理,提高公文质量,有效促进了各项工作的顺利开展。但是,从目前的情况看,仍然存在少数公文处理还不够严谨,个别公文内容操作性不够强等问题,需要在今后的工作中不断完善。

二、档案管理方面

(一)加强档案管理基础工作

建立了档案工作管理机构,实行了各门类档案实体集中保管,并有专门的领导分管,配有专职档案人员,档案人员每年都参加档案行政管理部门的培训。建立健全档案保管、保密、归档、利用、借阅、岗位责任等档案工作制度,对直属单位和系统档案工作进行了监督指导,对各部门的文件材料收集、整理、归档工作进行指导,并建立了正常的工作秩序。

(二)完善档案管理基础设施

设有专门的档案库房,库房设有过渡间,库房密闭好,配有防盗门和监控设施。库房内电线安装规范,无火灾陷患,库房内清洁卫生采取了防尘、防鼠、防光、防虫、防霉、防污染等措施,档案库房面积充足,能容纳本机关十年内形成的档案,档案人员办公室和阅览室各一间,档案装具的式样规格符合标准。文书档案、会计档案、照片档案装具符合档案行政管理部门的要求,档案室配有温湿度计、灭火器、吸尘器、除湿机、防磁柜、空调、打印机、扫描仪。

(三)加强业务建设

我局档案室制定了专门的分类大纲、归档范围和保管期限表,归档文件材料收集齐全,分类正确,保管期限划分准确,无积存零散文件,归档文件,跨年度文件,备考表的填写符合案卷质量规范要求,案卷式归档文件的分类排列符合要求,库房内档案柜架的排列编号符合要求。档案管理纳入机关办公自动化系统,应用计算机管理档案。。建有全宗卷内容齐全。档案无霉变、褪色、尘污破损、虫蛀、鼠咬现象,档案收进、移出登记及时,建立了各类档案统计台帐、数据准确,帐实相符。

(四)做好开发利用

科学设臵案卷目录、卷内文件目录、全引目录、文号索引、编有机关大事记、发文汇集。档案人员熟悉档案和检索工具,方便查询利用。借阅档案时做好借阅登记和利用效果登记。

通过开展自查,我局档案工作取得了一定成绩,但也存在一些问题,如:档案资料的收集还不够全面,划分期限还不是100%的准确,档案门类不多,也不够精,其他档案资料管理不如文件档案,提供资料未做到100%的跟踪登记等等,这些都有待于在今后的工作中加以改进。

附件:1.公文处理督查情况统计表

2.公文档案管理基本情况统计表

3. 档案管理督查情况统计表

二O一一年八月 日

文书档案自查报告精选范文3

根据《XX县档案局关于开展乡镇档案执法检查的通知》(X档[20xx] X号)文件精神,乡党委、政府高度重视,迅速组织相关人员按照通知要求的内容,开展档案执法自查工作。现将自查情况汇报如下:

一、领导重视,组织机构健全

我乡成立了由分管副乡长任组长的档案管理工作领导小组,指定党政办主任亲自负责全乡档案的管理与建设,会同各单位配齐了五名专职档案人员。4月28日组织组织专职档案人员学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》并利用宣传条幅、标语大力宣传档案管理的重要意义。通过这一系列活动,进一步增强了全体机关干部职工的档案法制观念、档案工作观念、档案保密观念,使我乡的档案管理工作顺利推进。

二、制定并完善档案管理的各项制度

完善了文件归档制度、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等制度;加强了对档案管理人员的业务知识培训,制定考核制度、责任追究制,确保档案管理有章可循。

三、硬件设施完备,保证档案安全

为规范档案存取和调阅,我乡设有20㎡的档案库房一间,配置档案柜,档案装具式样、规格及质量符合国家标准。档案室条件完备,基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮、放尘、防鼠、防蛀的要求,保证了档案的安全存放。

四、强化档案治理,确保档案安全管理

机关各部门形成的各种门类档案由档案室集中统一管理,对收集的文件材料,做到了归档文件齐全、完整,切实建立起了材料齐全、整理规范的全宗卷。同时,根据档案室管理要求,定期对档案室进行检查,并做好记录,确保档案安全管理。及时填报上报各类统计报表,按规定及时进行档案的鉴定销毁、移交及现行文件送交工作,并定期组织人员进行档案利用和移交情况统计,确保了无档案毁损、丢失、泄密等违反档案法律法规行为的发生。

五、积极组织培训,提升业务水平

积极组织乡专兼职档案员参加培训,及时更新知识,提高技能,从而使我乡档案管理工作的水平进一步提高,使我乡档案管理工作日趋走向规范化、标准化、科学化

六、存在的问题

1.在归档工作中重视对行政文书档案的归档,对声像、科技等资料的归档工作重视不够。

2.按档案管理正规化、信息化的要求,档案室的硬件设置还未达标。

XX乡人民政府

20xx年X月XX日

文书档案自查报告精选范文4

三井街道地处高新区最南端,位于常州老城区与北部新城的过渡地带。20xx年10月,由三井乡整建制改为街道,辖区总面积17.08平方公里,下辖8个社区,原籍人口1.8万余人,实际居住人口9万余人。

三井街道党工委、办事处是在新北区区委、区政府领导下的基层党的委员会组织和行政基层组织机构,党工委、办事处在新北区区委和区政府直接领导下开展工作,其下属职能部门和基层单位有:

街道党工委、办事处办公室,党工委设有组织、宣传、统战、纪检、人武、工会、共青团、妇联等机构;办事处主要设有民政办、社会治安综合治理办公室、司法所、计划生育服务站、建设管理服务站、企业服务中心、新北区财政局三井分局等事业单位。我街道先后被江苏省委、省政府评为“发展乡镇企业先进乡镇”。被常州市委、市政府评为“乡镇工业十强乡镇”和“外向型经济十强乡镇”,街道工业园区被评为“市乡镇工业示范园区”。

档案工作作为机关工作的一个重要组成部分,在服务 “品牌三井”战略目标任务的同时,以科学发展为指导,为三井未来的建设积累宝贵的财富。近年来,在区文档中心的指导、帮助下,我街道档案工作有了长足发展,特别是20xx年获得了省一级档案工作单位的认定后,档案工作更加备受街道党工委、办事处的关注。自20xx年以来,三井街道经济和社会的发展是有目共睹的,在20xx年三井大厦的落成后,街道所有部门集中办公,一方面加大了街道内部机制的管理,另一方面办公条件也相应有了较大的改善,同时也增加了投入,按照省一级标准,进行了设计规划并建成了规范化、科学化、现代化的综合档案室。目前我街道综合档案室现库存文书档案1987年-20xx年永久199卷,长期178卷,短期577卷。20xx年-20xx年永久2350件,长期2897件,短期1415件。20xx-2010年永久2586件,30年1478件,10年1514件。照片档案9册,录音、录像档案31盘,电子档案8盘,实物档案82件,设备档案6盒,档案资料50册,基建档案共226盒,其中工程项目档案130盒,拆迁安置档案96盒,6290件。街道档案工作基本做到门类齐全、管理科学、设施完善、利用便捷。

经逐项对照省一级复查标准自我检查,现就近年来我街道工作汇报如下:

一、领导高度重视,机构严密

近年来,我街道党工委、办事处把建立和完善档案管理工作作为重要的日常工作来抓,并将档案工作列入年度考核目标计划。工作上力争创一流,上水平,从组织、设施、财力等各方面给予政策倾斜,为档案工作取得良好成效打下了坚实基础。健全了专职档案员以及各部门兼职档案员的管理

网络。成立了以党工委副书记任组长、党政办公室主任为副组长、相关部门人员组成的档案工作领导小组,负责档案工作规划的实施、业务指导和考核验收,确保对档案争创工作的领导。

二、加大投入,保障档案工作顺利开展

20xx年三井大厦落成之后,综合档案室和档案库都设在街道十楼,充分考虑了档案室的建筑要求和合理布局,设置了一间档案借阅室,一间档案库房,做到库房、阅档、办公两分开。库房面积达到200平米,安装有中央空调,购置了新的温湿度计、档案柜、消防设施等,按照库房管理要求,有严格的“八防”措施(防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光),库房内温度冬季不低于14℃,夏季不高于24℃,相对湿度45~60%。达到了档案保管的安全要求和保护要求。对照省一级标准,办公室添置了较为先进的计算机及光盘刻录机等设备以更好的发挥档案服务大局的作用。

三、立足高标准,确保档案质量

为使我街道档案一级复查工作顺利开展,少走弯路,在自查过程中,我们多次邀请区档案部门的领导同志现场指导工作。对他们提出的整改意见和建议,我们制订了详细的工作计划,责任到人,按时落实和整改。一是对档案逐卷逐件进行调整、补充和修正;二是将所有设备、声像、照片档案进行统一整理、装盒、编号、上架;三是编写全宗指南、组

织机构沿革、基础数据汇编、大事记、年鉴等有关编研材料,以方便利用。经过努力工作,我街道各类档案基本做到了组卷合理、材料齐全、保管期限划分准确、装订结实美观、装盒整齐划一,档案整体质量有了明显提高,达到了省一级标准。

四、完善制度,科学管理

为规范档案业务建设,我们结合实际情况,建立和健全了档案管理规章制度,制订印发了《文件材料归档制度》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计、鉴定、销毁制度》、《文件归档与不归档范围》、《三井街道档案保管期限表》、《库房管理制度》等。对街道各种门类和载体的档案实行集中统一管理。归档中,我们力求做到收集及时,对文书档案坚持平时归类与年初归档相结合的办法,平时注意按归档要求收集、整理。坚持科学管理原则,我街道采用计算机、打印机、复印机等设备处理档案,将全部文书档案、设备档案等目录输入微机,并刻录光盘予以备份,大大加快了调档速度,提高了档案利用率和工作效率。

五、注重档案的开发利用,强化档案的服务功能

本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的思想,我街道重点关注档案的开发和利用工作,为领导决策、机关工作和街道各项建设服务。为使查阅档案方便快捷,我们除坚持做好编研材料外,还根据档案为机关工作服务的实例,编制了《档案利用效果实例汇编》(20xx-2010年),另外,

我们还编制了《文书档案归档文件目录》、《设备档案案卷目录》、《实物档案案卷目录》、《照片档案案卷目录》、《声像档案目录》等多种检索工具,以适用各种需要,同时做好编研资料的续编工作,保持连续性。

为了更好更完善地服务三井的发展,今年,档案室将我街道1994年以来所有的拆迁档案都已经收集、复印并整理归档,共计拆迁档案96盒,6290份拆迁协议,其中包括拆迁民房6074户,企业246家,总拆迁面积达到18000平方米。这部分档案不仅为我街道妥善处理拆迁安置及遗留问题提供依据,还为街道继续推进其他项目拆迁工作提供保障,而且进一步充实完善了我街道的现存档案,也为街道其他部门的工作也提供了服务。

为了更充分发挥档案的作用,我们始终把利用档案贯穿到整个档案的管理工作之中,建立了档案利用效果登记簿。目前,档案资料较为丰富,现在我街道凡有重大活动,如创建文明城市、创示范社区、迎接创卫检查、征兵等,都要到档案室查找相关资料,通过利用不仅为领导工作决策提供了依据,减少了工作纠纷,产生了一定的社会效益和经济效益,还增强了机关档案的管理意识,对促进档案管理档次的不断提升均起到了积极的作用。

经自查我们的工作还存在一些不足:档案设备、配套设施还需添置;档案管理技能还需要进一步加强培训和学习。今后我们要进一步认真学习贯彻执行《档案法》和《档案实

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第二篇:文书档案实习报告

文书档案实习报告

任晓燕文秘09125号

一、实习目的:

巩固文秘专业的主业知识,进一步提高文书档案实际操作技能,丰富实际工作和社会经验,掌握操作技能,将所学知识用于实际工作。

二、实习时间:

2011年5月3日至2011年5月31日。

三、实习单位:

丽水市公安局

四、实习主要内容:

按照老师的安排,我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高,以达到根据理论知识,指导日常的工作实践的目的。在这段时间我收到了较好的效果。

现就主要实习情况报告如下:实习是每个大学生必须拥有的一段经历,它使我们在实践中了解社会,让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识,受益匪浅,也打开了视野,增长了见识,为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础,这次实习,根据各单位对档案管理需求的实际情况,老师帮忙联系了丽水市公安局,于是,我很荣幸地在那里开始我的工作。在实习期间,我主要负责的工作内容是丽水市公安局干部处办公室文秘。在办公室的这段时间,由于处在干部处

这个重要的枢纽地位,既联系着上级领导,又管理下级公务员,因此我们的工作很繁忙又紧张。我不仅要负责档案工作,更是一个万事都要帮忙的文秘工作者。

我的实习工作主要有以下几项内容:

第一、 利用办公自动软件基础知识负责公务员考试成绩的统 计。我们花了一星期时间来核实、排序成绩,然后根据体检报告,把合格者返回生源地,同时把他们的资料邮寄回去。

第二、 全国公务员体检资料录入。这是一个相当繁琐的过程, 每一项目都是密密麻麻的数字,每一个检查都包含很多选项,一不小心就会犯错。整整花了一个多星期,马不停蹄,才把一大叠数字输进去。

第三、 档案资料的整理 。第三周开始,在我们的建议下老师 开始让我们整理档案。做档案是一个细小而又庞大的工程,因为它涉及很多方面。每一个在公安局任职的公务员都有自己的档案袋,有些过于陈旧,磨碎了边沿的,都经过我们新的装拆。档案资料不完整的,依次放入相应的案盒。同时,我还给老师提建议,采取按 姓氏A、B、

C、D顺序的排列方法,这样寻找起来有规律又便捷。我们还在外面设一个登记本,每一个人一个数字代号,既简洁又明了。最后,领导们采纳我们的建议,利用这种方法,档案排列有序,有章可循。

第四、 进入档案系统软件查找档案。第四周是见习的最后一周

了,我们开始新的任务查找2009年重要机密文件。利用办公自动化软件查找起来很便捷,有些涉及机密,我们也遵守保密原则,以身作则。

五、实习建议点 :

此次实习中,和同学聊天发现部分同学的实习并不是很充实,只是单纯的文字录入。可能是单位本身不相信我们的实力,不放心把档案交给我们处理。所以,我建议我们应该和实习单位沟通完善,互相了解,明确我们实习的目的,充分发挥我们实习生的价值。尊重学生、相信学生。当然,我们也要加强与单位领导的交流沟通,不断进步,不断学习。

同时,希望实习的时段可以改善,建议先提前完成期末重要考试。由于一个月的中途离开,长时间离开书本,回来直接有英语等级考、期末考,这不利于我们的学业。可以尽量安排在6月份实习,现在一般单位都有空调,中暑问题也不严重。

五、实习感想:这真的是一次很宝贵的机会,做了很多,看了很多,心里是满满的感触,也提前了解了以后的工作,提前进入了社会的大家庭中。作为还在学习的我们必须得把握好现在,扎扎实实的学好理论知识,继续学习,不断提升理论素养。同时,也相信办公室文秘的前景将越来越广阔。它是一个综合处理机构,它是一个枢纽地位,是一个社会的需要。

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第三篇:文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中,我深切地体会到学校文书档案管理的重要性,同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足,下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成,也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程,是档案工作的基础,档案是文件材料的归宿,是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影,又是现在文书档案管理建设状况的记录,因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂,随着学校办学年限延长,学校文书档案的数量也会越来越多,内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源,只有规范化、科学化、标准化的管理,才能保证文件材料的齐全、完整,更好地发挥档案的重要作用,为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中,虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性,但由于文书是档案的前身和源泉,档案是文书的归宿,两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量,也直接关系到文书档案的质量,做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理,是整个档案管理工作的重要组成部分,它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量,也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

(一)文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录,可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证,也为编写校志等提供宝贵资料,所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全,就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之,档案残缺不齐,就不能很好地反映一所学校的工作原貌,如严重不齐全的,反映的将是支离破碎的情况,直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为:文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全(公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值,但归档时,常常只有定稿,缺原稿或修改稿)、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者;在修改文件或批注时,将字写在左边,不留装订线;修改用圆珠笔、铅笔;文件字迹褪色、模糊(有些归档材料是传真件,接收时字迹就模糊不清,很难看清内容)、扩散,纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是:大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识,不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

(二)档案材料归档措施不到位。近年来,随着科技进步的加快,高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前,高校文书档案资料归档存在着两种倾向:一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料,也不利于重要文件档案的保存。

(三)管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心,或者缺乏文书档案管理方面的知识,致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法,出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了,而工作中的资料在工作完成后便随手一扔,认为没有保存的必要,认为档案收集工作是档案室工作人员的事情,与自己无关。目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

(四)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前,传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作,编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象,误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件,但由于办公一体化、管理人员不足等原因,档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

(五)人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业, 计算机应用水平也有限,也有的将年龄偏大人员安置在档案室,即便有些年轻的 档案专业毕业的学生,由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视,数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾,很难安心本职工作,找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

(二)调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式,传统而落后的工作方法,谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场,服务于社会和企业,而服务的落伍,必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此,应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

(三)加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身,文件质量的好与坏直接影响到档案的质量,没有高质量的文件就没有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识,做好文书资料的立卷归档。在文件处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化,不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外,强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节,“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度,它不仅是文书工作的最后环节,也是档案工作的开始环节,并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后,文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样,才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

(四)做好高校文书档案现代化归档工作,杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广,公文中不可避免地将出现大量的电子文件,这些新型文件要归档,就必须借助现代化的管理平台,建设一个全新的电子文件管理系统,同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享,使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候,文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识,更新陈旧的观念,不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式,使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展,不仅要继承传统的优秀做法,而且做到开拓进取,与时俱进。

总之,文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分,它既是提高管理工作效率和质量的必要条件,也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作,作为担负着承上启下职责的学校各职能部门,尤其要处理好文书和档案的关系。

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第四篇:文书档案

一、文书档案 1)上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件,并属于本单位主要只能活动的,都应归档。

(2)本机关文件。凡本机关形成的,反映本机关工作职能活动和基本情况,并且在今后工作中还需要查考的文件,均应归档。

(3)下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件,应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料,重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

(4)平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文,凡有重要参考价值的也需归档。

(5)关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本,应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件,应归档。

2、不归档的范围

(1)重份文件;(2)无查考利用价值的事务件、临时性文件;(3)未经签发的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(定稿除外),铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外);(4)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信;(5)单位内部互相抄送的文件材料;

(6)本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料;(7)为参考目的从各方面搜集的文件材料;(8)参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:(9)下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料;(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料;

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

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第五篇:文书、档案自检报告

温宿匝道收费站文书、档案工作自检报告

温宿匝道收费站为进一步提升文书、档案工作水平和能力,圆满完成全年工作任务,把文书、档案工作引入深入,始终坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,贯彻落实科学发展观,认真学习实践社会主义荣辱观,坚持政治理论学习,现自检如下:

一、文书工作(3分)

1、机构职责、人员及分工明确;规章制度适用,执行落实有效。

满分:2分自检得分:2分

2、收文、发文管理规范,办理流程符合相关要求;公文种类、格式运用规范,文稿质量高。

满分: 3分自检得分:3分

3、建立印章使用登记审核制度,印章使用管理规范,用印登记记录完备。

满分:3分自检得分:3分

4、建立机要保密工作制度,涉密载体管理严格,清退及时,保管安全。

满分:2分自检得分:2分

(文书工作满分:10分自检得分:10分)

二、档案工作(7分)

1、档案人员落实,职责明确。设有档案室及专用档案库

房,档案安全可靠,基本设施设备齐备。

满分:2分自检得分:2分

2、建立档案工作管理制度,定期归档。档案整理、编目符合相关规定,管理规范。

满分:2分自检得分:2分

3、实现文书档案计算机检索,并建立电子文档。电子类材料集中管理。档案利用好。

满分:2分自检得分:2分

4、制定归档整理、保管、利用、保密、鉴定销毁、档案人员岗位责任制,并严格落实。

满分:2分自检得分:2分

(档案工作满分:6分自检得分:6分) 文书、档案工作满分:16分自检得分:16分 以上是2013年温宿匝道收费站文书、档案工作的自检情况,请予以验收。

二〇一三年九月

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  • 文书档案自查报告(共五则范文)

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